Arkevia est une plateforme logicielle SaaS pensée pour les entreprises qui veulent sérieusement organiser leur documentation. Dans un espace de coworking, où l'on ne dispose ni d'armoires ni de service courrier, cette solution apporte une réponse concrète : stocker, classer, partager et conserver les documents importants dans un coffre-fort numérique sécurisé. Que vous soyez entrepreneur, freelance ou petite structure, Arkevia permet de gérer votre entreprise en coworking sans sacrifier la conformité ni la sécurité.
Arkevia, c'est quoi exactement ?
Arkevia est un service de gestion électronique de documents (GED) édité par Cegedim SRH. Il s'agit d'un coffre-fort numérique professionnel destiné aux employeurs et aux salariés. Côté salarié, l'interface s'appelle MyArkevia. Côté entreprise, la plateforme permet de déposer des documents RH, de les classer et d'en contrôler l'accès.
Dans le cadre d'une activité en coworking, Arkevia joue le rôle de back-office documentaire. Les contrats, bulletins de paie, factures, attestations et pièces administratives sont centralisés dans un espace en ligne sécurisé. Fini les classeurs empilés sur un bureau partagé ou les fichiers éparpillés sur des ordinateurs personnels.
La différence avec un simple cloud est fondamentale : Arkevia est conçu pour l'archivage numérique à valeur probante. Chaque document est conservé dans des conditions qui permettent de prouver son intégrité, son authenticité et sa traçabilité. C'est un atout majeur quand un client, un bailleur ou une administration demande un justificatif.
Pourquoi une entreprise en coworking a besoin d'Arkevia ?
Travailler en coworking implique une grande mobilité. On change de poste, on partage des espaces, on reçoit des clients dans des salles de réunion communes. Dans ce contexte, la gestion des documents papier devient vite un casse-tête. Arkevia répond à plusieurs besoins concrets :
- Centralisation : tous les documents professionnels sont regroupés dans un même coffre-fort numérique, accessible à tout moment.
- Sécurité : les données sensibles sont chiffrées et hébergées en France, avec un contrôle strict des accès.
- Mobilité : les documents sont consultables depuis un ordinateur, une tablette ou un smartphone, où que vous soyez.
- Conformité : l'archivage électronique respecte des règles précises en matière de conservation et de preuve.
- Partage maîtrisé : vous pouvez donner accès à un expert-comptable, un avocat ou un collaborateur sans envoyer de pièce jointe par e-mail.
- Continuité : les documents restent disponibles même après le départ d'un salarié ou la fin d'un contrat.
Pour un freelance ou un entrepreneur installé en coworking, Arkevia agit comme un véritable système d'information. Il remplace le classeur, la clé USB et les échanges de mails hasardeux.
Les fonctionnalités essentielles d'Arkevia
La plateforme Arkevia ne se limite pas à un espace de stockage. Elle intègre des fonctions pensées pour la gestion RH et la vie de l'entreprise. Voici les principales fonctionnalités et leur intérêt pour une entreprise en coworking :
| Fonctionnalité | Bénéfice pour votre entreprise |
|---|---|
| Coffre-fort numérique | Stockage sécurisé des documents professionnels et personnels. |
| Classement en répertoires | Organisation claire des fichiers pour les retrouver en quelques secondes. |
| Partage de documents | Accès contrôlé pour les collaborateurs, l'expert-comptable ou les partenaires. |
| Notifications par e-mail | Alertes automatiques lorsqu'un nouveau document est déposé. |
| Application mobile | Consultation et téléchargement des documents sur iOS et Android. |
| Authentification renforcée | Protection du compte par mot de passe et options biométriques sur mobile. |
| Historique des actions | Traçabilité des consultations et des modifications pour renforcer la valeur probante. |
| Conservation longue durée | Archivage adapté aux obligations légales et RH. |
Cette combinaison de fonctionnalités fait d'Arkevia une plateforme logicielle complète, bien plus proche d'un outil de gestion que d'un simple disque dur en ligne.
Quels documents stocker dans Arkevia ?
Arkevia est particulièrement adapté aux documents sensibles et aux pièces justificatives. Dans une entreprise en coworking, les documents à archiver sont nombreux :
- Bulletins de paie et relevés d'heures
- Contrats de travail, avenants et lettres de mission
- Factures clients et fournisseurs
- Devis, bons de commande et bons de livraison
- Pièces d'identité et justificatifs administratifs
- Attestations (Pôle emploi, URSSAF, mutuelle, prévoyance)
- Documents de formation et certifications
- Contrats de sous-traitance et accords de confidentialité
- Archives comptables et fiscales
Chaque utilisateur dispose de son propre coffre-fort. Les employeurs peuvent y déposer des documents pour leurs salariés, tandis que chaque salarié peut également conserver ses documents personnels dans son espace MyArkevia.
Bien organiser ses documents dans Arkevia
La puissance d'un coffre-fort numérique dépend de la qualité de son classement. Arkevia permet de créer des répertoires et des sous-dossiers pour chaque type de document. Voici quelques bonnes pratiques :
- Créez un dossier par année pour les factures et les documents comptables.
- Séparez les documents RH des documents administratifs.
- Utilisez des noms de fichiers explicites : type de document, date, objet.
- Archivez les documents obsolètes dans un dossier dédié plutôt que de tout mélanger.
- Supprimez les documents devenus inutiles pour éviter la surcharge.
Un classement rigoureux permet de retrouver un document en quelques secondes, même plusieurs années après son dépôt. C'est un gain de temps précieux pour une entreprise en coworking.
Sécurité et valeur juridique : ce qui change par rapport à un cloud classique
Un cloud classique stocke des fichiers. Arkevia encadre leur cycle de vie. Cette nuance est essentielle pour une entreprise qui doit produire des preuves en cas de litige, de contrôle ou d'audit.
La valeur probante d'un document repose sur trois piliers : l'intégrité, l'authenticité et la traçabilité. Arkevia est conçu pour répondre à ces exigences grâce à des mécanismes de chiffrement, d'horodatage et de journalisation des accès. Les référentiels NF Z42-013 et NF Z42-020 sont souvent cités dans le domaine de l'archivage électronique. Ils définissent des règles strictes sur la conservation intègre des documents.
| Critère | Cloud classique | Arkevia |
|---|---|---|
| Objectif principal | Stocker et synchroniser | Archiver et prouver |
| Intégrité des fichiers | Non garantie juridiquement | Encadrée par des mécanismes de preuve |
| Traçabilité | Limitée | Historique des accès et des actions |
| Hébergement | Variable selon l'éditeur | Données hébergées en France |
| Confidentialité | Souvent basique | Chiffrement et contrôle des accès |
Attention : il ne faut pas confondre un coffre-fort numérique avec une simple sauvegarde. Un document stocké sur Arkevia n'est pas seulement sauvegardé, il est conservé dans un cadre qui lui donne une force probante. C'est exactement ce qu'attendent les entreprises qui évoluent en coworking et qui n'ont pas de local dédié pour conserver des archives papier.
Comment activer et utiliser MyArkevia ?
La mise en place d'Arkevia est simple. Voici les étapes typiques pour un salarié ou un collaborateur :
- L'entreprise crée le coffre-fort et y associe les comptes des collaborateurs.
- Le salarié reçoit un e-mail d'activation contenant un lien et des informations d'identification.
- Il définit son mot de passe et active son espace MyArkevia.
- Les documents déposés par l'employeur apparaissent automatiquement dans le coffre.
- Le salarié peut classer ses documents dans des répertoires personnalisés.
- Il peut consulter, télécharger ou partager les documents depuis son ordinateur ou son mobile.
- Après un départ de l'entreprise, l'accès aux documents déjà déposés reste possible.
Cette simplicité d'utilisation est un vrai gain de temps pour les équipes RH et pour les entrepreneurs. Plus besoin de multiplier les relances pour obtenir un bulletin de paie ou une attestation.
Arkevia pour les freelances et indépendants en coworking
Les freelances et indépendants sont particulièrement concernés par la dématérialisation. Ils doivent souvent fournir des justificatifs à leurs clients, à leur banque ou à leur comptable. Arkevia leur offre un espace professionnel distinct de leurs documents personnels.
Un freelance peut y conserver ses contrats de mission, ses factures, ses relevés de compte et ses déclarations fiscales. Il peut aussi partager certains documents avec son expert-comptable en limitant l'accès à des dossiers précis. Cette maîtrise des droits est un avantage majeur par rapport à un envoi par e-mail.
En travaillant en coworking, le freelance n'a pas de local pour stocker des archives papier. Arkevia devient son local virtuel, accessible depuis n'importe quel espace de travail.
Arkevia et la conformité RGPD
Les documents stockés dans Arkevia contiennent des données personnelles sensibles : bulletins de paie, pièces d'identité, contrats. Le RGPD impose aux entreprises de protéger ces données et de maîtriser leur durée de conservation.
Arkevia répond à ces exigences par des mesures techniques et organisationnelles : chiffrement des données, contrôle des accès, journalisation des opérations et hébergement en France. Pour une entreprise en coworking, utiliser une plateforme conforme est un argument de crédibilité auprès des clients et des partenaires.
Il est toutefois recommandé de vérifier les conditions contractuelles de votre prestataire et de définir une politique de conservation interne. Le coffre-fort numérique est un outil, la gouvernance des données reste de votre responsabilité.
Arkevia, Digiposte, Coffreo : quelles différences ?
Le marché du coffre-fort numérique français compte plusieurs acteurs. Arkevia, Digiposte et Coffreo sont souvent comparés, mais ils ne répondent pas exactement aux mêmes besoins.
| Solution | Positionnement | Idéal pour |
|---|---|---|
| Arkevia | Coffre-fort numérique RH et GED | Entreprises qui dématérialisent les bulletins de paie et les documents RH |
| Digiposte | Coffre-fort grand public | Particuliers qui centralisent des documents issus de plusieurs organismes |
| Coffreo | Coffre-fort lié à l'emploi et aux contrats | Salariés et demandeurs d'emploi qui veulent conserver leurs documents professionnels |
Si vous cherchez une plateforme logicielle pour gérer les documents de votre entreprise en coworking, Arkevia se distingue par son approche orientée entreprise. Il s'intègre dans les processus RH et permet une diffusion contrôlée des documents sensibles.
Les gains concrets pour une entreprise en coworking
Au-delà de la sécurité, Arkevia apporte des gains mesurables. Les présentations du service évoquent une automatisation importante des étapes de validation, avec des chiffres allant jusqu'à 80 % sur certains processus. Le temps consacré aux opérations RH peut baisser de 40 %, et les coûts de traitement des documents peuvent être réduits de manière significative dans les scénarios industrialisés.
Pour une entreprise en coworking, ces gains se traduisent par :
- Moins de papier à transporter et à stocker
- Moins de demandes répétées auprès des services RH
- Un accès immédiat aux documents pour les salariés
- Une meilleure collaboration avec les partenaires externes
- Une conformité renforcée en cas de contrôle
Le temps gagné est réinvesti dans le cœur de l'activité. C'est un avantage décisif quand on travaille dans un environnement partagé et souvent sans secrétariat.
Questions fréquentes sur Arkevia
Arkevia est-il réservé aux grandes entreprises ?
Non. Arkevia s'adresse aussi aux PME, aux indépendants et aux travailleurs en coworking. La plateforme s'adapte au volume de documents et aux besoins de chaque structure.
MyArkevia est-il gratuit pour le salarié ?
En général, l'accès à MyArkevia est pris en charge par l'employeur dans le cadre de la dématérialisation des bulletins de paie et des documents RH. Le salarié n'a pas à payer pour consulter ses documents.
Que deviennent mes documents si je quitte l'entreprise ?
Les documents déjà déposés dans votre coffre-fort restent accessibles. C'est l'un des avantages clés d'Arkevia : la continuité de l'accès aux documents après la fin du contrat.
Arkevia est-il vraiment sécurisé ?
La plateforme repose sur des mécanismes de chiffrement, d'authentification renforcée et de traçabilité. Les données sont hébergées en France, ce qui constitue un gage de conformité pour les entreprises françaises.
Puis-je stocker des documents personnels dans Arkevia ?
Oui, chaque utilisateur dispose d'un espace personnel. Il peut y conserver des documents personnels en plus des documents professionnels déposés par son employeur.
Arkevia, un allié pour votre activité en coworking
Arkevia est bien plus qu'un simple coffre-fort numérique. C'est une plateforme logicielle qui structure la gestion documentaire de votre entreprise, même quand vous travaillez en coworking. Elle sécurise les données sensibles, simplifie les échanges avec les collaborateurs et garantit une conservation fiable sur la durée.
Si vous cherchez une solution pour gérer vos documents RH, vos contrats et vos factures sans dépendre d'un local, Arkevia mérite toute votre attention. Prenez le temps d'explorer l'interface MyArkevia, de tester le classement et de vérifier la compatibilité avec votre organisation. Vous verrez rapidement la différence avec un simple espace de stockage en ligne.